El objeto de este manual es servir de guía y referencia en las actividades y actuaciones que en materia de evaluación y asesoría debe realizar la Oficina de Coordinación de Control Interno, para el mejoramiento continuo de la gestión organizacional que debe cumplir las Empresas Públicas de Neiva en la prestación de los servicios Público de Acueducto, Alcantarillado y Aseo.

Es importante aclarar que la Unidad u Oficina de Control Interno es uno de los elementos o componentes del sistema, es un órgano asesor a nivel gerencial de la entidad, por consiguiente el compromiso para con el sistema de Control Interno es de cada uno de los funcionarios que presta sus servicios a la Empresa mediante el denominado autocontrol, razón que fundamenta la Ley al establecer que el ejercicio del control es intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Entidad.

En términos generales esta guía básica de la oficina de Control Interno lo que pretende es unificar criterios con respecto a las funciones que debe cumplir y que se pueden definir en cuatros tópicos así:

1. ACOMPAÑAR y ASESORAR:

Es una de las funciones básicas de la oficina de Control Interno, con base en la cual desarrolla su capacidad de gestión con el fin de mejorar la efectividad de las Empresas Pública de Neiva.

2. REALIZAR EVALUACIONES:

Como herramienta de medición y seguimiento en la cual se desarrollan auditorías específicas y de procesos, así como la evaluación del sistema de Control Interno.

3. FOMENTAR LA CUL TURA DE CONTROL:

En este concepto se incluyen la capacitación y divulgación, la sensibilización en el ambiente de Control, el diseño de valores Éticos Organizacionales y el logro del compromiso de los Niveles Directivos con el tema de Control Interno.

4. RELACION CON ENTES EXTERNOS:

Teniendo en cuenta que la oficina de Coordinación de Control Interno de la Empresa es un componente básico del sistema, deben ser quienes faciliten las visitas de control externo y coordinen la elaboración de los informes de la Entidad.

Estos cuatro pasos son la esencia a desarrollar dentro del contexto del presente manual el cual es un medio para contribuir mediante la dirección de la oficina de Control Interno brindar apoyo y asesoría a la gerencia así como a todas las demás dependencias de la Empresa.

1. DEFINICION

La Ley 87 de 1993 define la Oficina de Control Interno como: "uno de los componentes del Sistema de Control Interno del nivel Gerencial o Directivo, encargado de medir la eficiencia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos".

Con base en la concepción que establece la Ley, la Oficina de Coordinación buscará desarrollar la labor de acompañamiento de la Gestión, mediante la aplicación de programas de trabajo de auditoria interna observando la forma en que las áreas responsables vienen aplicando y utilizando las disposiciones, políticas, planes, normas, instructivos, manuales, lineamientos, programas, presupuestos, procedimientos y demás instrumentos de control; evaluación que por su parte aportará elementos de juicio con el fin de promover la adopción e instrumentación de acciones para el mejoramiento del proceso Administrativo y Técnico. De igual manera buscará medir la eficacia y la eficiencia en la utilización de los recursos como: Humanos, Materiales, Financieros, etc. Asignados, para luego plantear propuestas y alternativas de mejoramiento dentro de las recomendaciones que presente la Oficina.

2. PRINCIPIOS CORPORATIVOS DE LA OFICINA

La misión de la Oficina de Coordinación del Control Interno es asesorar continuamente a la Gerencia de las Empresas Públicas de Neiva, mediante un proceso integral de auditoría, evaluando con objetividad e independencia la gestión Institucional y su sistema de Control Interno, con el ánimo de que ésta se desarrolle dentro de los principios Constitucionales y demás normas que rigen para la presentación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo.

La Oficina de Control Interno contribuirá para que las Empresas Públicas de Neiva complementen en un corto plazo el sistema de Control Interno, incluyendo todos los elementos que lo componen de conformidad con el marco normativo.

Son valores de la Oficina de Coordinación de Control Interno:

• El respeto, confianzas, consideración y reconocimiento al principal activo de nuestra Empresas: El talento humano.
• El apoyo continuo y el asesoramiento permanente en las diferentes dependencias de la Empresa, en busca de una optima calidad en la prestación del servicio a la comunidad.
• El mejorar la imagen de la Empresa orientado hacia el fomento de la cultura del control a todos los funcionarios mediante la sensibilización con respecto a la honestidad, responsabilidad, ética, compromiso; para que se actúe de forma positiva hacia el mejoramiento continuo.
• La satisfacción completa de todos los que demandan los servicios de la Oficina, es nuestro principal objetivo.

• Verificar la eficiencia y prontitud con que se cumplan las políticas, planes y procedimientos establecidos.
• Verificar que la información producida en la Empresa sea oportuna y fiable.
• Vigilar el manejo y protección de los recursos y activos de la Entidad, asegurando su correcta administración.
• Evaluar la calidad de la ejecución de las tareas asignadas a cada dependencia.
• Contribuir a la implantación de nuevos sistemas ya mejorar los existentes con el fin de fortalecer y enriquecer el sistema de Control Interno.
• Formular las recomendaciones y correctivos pertinentes (producto de la evaluación y análisis crítico) a la Empresa respecto ala implantación, elaboración, implementación y ejercicio del Control Interno.

Sin embargo podemos resumir las funciones de la Oficina de Control Interno entre otras así :

• Verificar y evaluar la existencia del Control Interno a todo nivel.
• Verificar que los controles establecidos en el manual de procedimientos administrativo se cumplan, así como los planes, programas, políticas, proyectos, metas y normatividad vigente.
• Fomentar la cultura del Autocontrol.
• Verificar los procesos en el manejo de los recursos y sistemas de información y formular recomendaciones.
• Verificar que los controles estén definidos y actualizados acorde con el desarrollo de la Entidad.
• Presentar todo apoyo a los directivos de la Empresa en la toma de decisiones.

5. DEBERES DE LA OFICINA DE COORDINACION

• Practicar auditoría en todas y cada una de las dependencias de la Empresa.
• No emitir conceptos sin pruebas.
• Guardar reserva.
• Velar por el cumplimiento de metas y objetivos.
• Presentar informes escritos imparciales, objetivos y veraces.

6. ATRIBUCIONES DE LA OFICINA DE COORDINACION

• Desarrollar sus funciones con autonomía e independencia.
• Los funcionarios de la Oficina de Coordinación de Control Interno tendrán libre acceso a todos los documentos, actos administrativos ya la información automatizada de las Empresas Públicas de Neiva.
• Solicitar informes escritos, sobre cualquier circunstancia administrativa.
• Recibir colaboración de parte de todas y cada una de las dependencias de las Empresas Públicas de Neiva, para el cumplimiento de su misión.